Poslovna rešenja u praksi – izazovi za celu kompaniju

Šta se najčešće misli kada se govori o poslovnim problemima?

Najčešće se govori o prihodima, profitabilnosti, novčanim tokovima, obavezama prema dobavljačima, potraživanjima od kupaca, problemima pri naplati, kao i opštim stanjem ekonomije. To se najčešće čuje. Međutim, često se zaboravlja da ovi problemi mogu itekako imati veze sa informacionim tehnologijama.

Kako?

Jednostavno, razmotrimo svaki od ovih problema pojedinačno i nadamo se da će biti jasno zašto ovi poslovni problemi mogu biti prevaziđeni poslovnim IT rešenjima.

1. Prihodi
2. Troškovi
3. Profitabilnost
4. Plaćanje
5. Naplata
6. Opšte stanje ekonomije

Prihodi

Prihodi su jedan od najvećih poslovnih izazova. Bilo da rastu, bilo da padaju, prihodi itekako utiču na poslovanje. Najčešće se u praksi primećuje problem pada prihoda. Onda se preduzimaju određene mere, optimizuje se poslovanje (šta god to značilo), režu se troškovi i sl.

Povećanje prihoda je takođe problem. Zašto? Zato što i povećanje prihoda utiče na organizaciju i to najčešće tako što se uvećavaju troškovi, nekada i nekontrolisano, posao raste, povećava se broj ljudi, broj angažovanih sredstava, a i životni stil vlasnika se možda menja. Sve što ide gore, može ići i dole. U tom smislu, veoma je važno imati planiran i optimizovan rast poslovanja koji prati povećanje prihoda. Ako se ovo dešava stihijski, može se desiti da se organizacija predimenzionira, te u ključnom trenutku možda imamo goru situaciju nego kada je kompanija bila mala i fleksibilna.

Informacioni sistem u ovakvim situacijama pomaže, jer vrlo jasno prati sve parametre rasta poslovanja. A kada imamo parametre na njih možemo i uticati. To sve zavisi od konkretnog poslovnog modela, ali za svaki model važi isto, ako ne merim, ne mogu ni upravljati. Za to nam služi poslovni softver ERP kategorije.

Dodatno, na povećanje prihoda se može uticati. Aktivnijom prodajom, prilagođavanjem ponude potrebama kupaca i sl. Idealan alat za to pored ERP sistema, koji prati istorijske podatke, jeste CRM koji upravo služi da na sistemski način organizuje prodajne i post-prodajne aktivnosti.

Troškovi

Troškovi, ili bolje rečeno, kontrola troškova je jedan od važnijih poslovnih problema. Naravno, kontrola troškova ne izgleda isto ako kompanija ima jednog ili 500 zaposlenih, ali svakako osnovna načela važe i u jednom i u drugom slučaju.

Opšte je mesto da troškova uvek ima i to najčešće onoliko koliko nećete. Čak iako niste stručnjak za finansije jednostavnim pregledom bilansa uspeha možete videti da troškova ima mnogo više nego prihoda. Komunalije, plate, porezi, doprinosi, osnovna sredstva, materijal, usluge, zakup i sl. su samo neke od kategorija troškova. Kako ih pratiti i kontrolisati je nešto što se u praksi najčešće predstavlja kao poslovni izazov? I kako IT može u tome pomoći?

Ono što važi za prihode, važi i za troškove. Adekvatna evidencija, planiranje, praćenje. Kao i u slučaju prihoda, ERP rešenja pomažu. Da li znamo da ih upotrebimo? Ili, još bolje, da li ih upotrebljavamo, ako ih imamo?

Profitabilnost

Ako imate informacije o prihodima i troškovima, veoma elegantno dolazite i do ove stavke. Problem je ako nemate prethodne dve kategorije. U praksi se dešava da poslovni fokus često bude na krajnji rezultat, a da se zaborave svi prethodni potrebni uslovi koji moraju biti ispunjeni kako bi rezultat mogao biti onakav kakav se hoće. I rezultat je često, razočarenje. Zašto? Vrlo jednostavno, poslovanje je toliko postalo razuđeno, da nije lako letimičnim pogledom sagledati sveukupnost poslovanja. Što bi rekao neko zemlja je okrugla, ali ima mnogo ćoškova o koje se zaplićemo. Kontrolne table, koje omogućavaju ovaj brzi pregled poslovanja su rezultat mnogih aktivnosti koje omogućavaju da se rezultat brzo sagleda. A te aktivnosti su najčešće dosadne, monotone i neinspirativne. Ipak, moraju se uraditi.

Zbog toga, profitabilnost mora da se prati, a IKT samo pomaže u tome. Ako se sve uradi kako treba naravno.

Plaćanje i naplata

Dve strane istog novčića. Sa jedne strane imamo dobavljače kojima plaćamo razne stvari (robu, usluge,…), a sa druge imamo kupce od kojih naplaćujemo razne druge stvari. Poznavaoci i dugogodišnji preduzetnici kažu da je ceo trik u balansiranju između ova dva, odnosno, u adekvatnom upravljanju novčanim tokom.

E sad, deo problema jeste praćenje ovih parametara kroz ERP sistem. ERP sistem omogućava, pod uslovom da su sve evidencije ažurne, izveštaje koji će pomoći prilikom donošenja važnih odluka prilikom plaćanja i naplate.

Ali to nije sve. IKT je mnogo širi od ERP sistema. Primer, ako vaš ERP sistem integrišete sa email servisom ili SMS servisom, možete slati obaveštenja svojim kupcima o nadolazećim plaćanjima. Ako te podatke, primera radi, stavite na web, odnosno neki B2B portal, onda možete i na taj način kupce podsećati (naravno, ako ima potrebe) na dospele obaveze. Dodatno, uzimajući u obzir mogućnosti vašeg ERP sistema, možete, primera radi, da obaveštavate kupce prilikom poručivanja nove količine robe da imaju dospele račune i da ne možete da im isporučite robu dok ne izmire postojeće obaveze.

Ovo su samo neki primeri. Sigurno nisu svi koji se u praksi javljaju, ali ono što pokušavamo da ilustrujemo jeste način na koji je moguće povezati razne IKT sisteme i podsisteme u jednu celinu.

Opšte stanje ekonomije?

E to već nije IT problem! Ili, možda i jeste? Hmm…

Zavisi koga pitate. Ako pitate nas, mi smatramo da primena IKT-a svakako može poboljšati opšte stanje ekonomije. Primenom najboljeg iskustva iz prakse, primenom najboljih tehnologija plaćanja i naplate (PayPal i sl.), podsticanjem elektronske razmene dokumenata i sl. Na žalost, iako smo već svedoci poslovanja u digitalnoj ekonomiji, kod nas, stvari još uvek idu sporije nego što bi mogle.

Izazov za celu kompaniju?

Sve gore nabrojano, podrazumeva i promenu načina ponašanja svih u organizaciji. Ukoliko je sistem dobro postavljen, sam sistem će «terati» ljude da se ponašaju na određeni način. Npr. ako je nekada mogla da se izda roba i ako nije naplaćena, kupcima koji nisu dobre platiše, uvođenjem sistema bi trebalo to diskreciono pravo ukinuti, ili dodeliti samo jednoj najvišoj instanci. Čak i tada, to mora da bude definisano kao izuzetak, a ne kao pravilo.

Ponašanje uslovljeno primenom IKT-a

Dakle, najteže je promeniti ponašanje. Suštinski, a mi verujemo da IKT pomaže upravo u ovome, ponašanje se menja na osnovu dostupnih informacija. Ako bilo koji zaposleni ima adekvatne informacije za svoj svakodnevni rad, onda je i donošenje tih mikro svakodnevnih odluka lakše. Upravo u tome je, kako se nama čini, svrha IKT-a. U suprotnom, svakodnevno poslovanje će se svesti na stalnu potrebu za potvrdom mikro odluke, a onda organizacija nije organizacija, već biznis za čije funkcionisanje vlasnik/direktor mora biti pitan 24 sata dnevno, a čini nam se da to i nije osnovna ideja vlasnika kada su počinjali posao.

IKT može pomoći da se pravila uokvire i podrže tehnologijom i na taj način oslobode vreme kako vlasnika, tako i menadžmenta i zaposlenih. Taj višak vremena se svakako može pametnije upotrebiti, a videli smo u praksi da to uvek ima pozitivan efekat na celu organizaciju. Ipak, put do toga nije uvek pravolinijski i nije uvek popločan ni biznisom ni IKT-om, već je neki miks ta dva, koji postaju neraskidivi obrazac savremenog poslovanja.

Problem je suštinski u tome što su danas i računari i računarski programi dovoljno dobri. To znači da kompanije najčešće ostaju u nekom IKT vakuumu, jer sve radi. Ranije je samo posedovanje računara i namenskog poslovnog softvera ili poslovnih aplikacija predstavljalo konkurentnu prednost. Danas je to preduslov za poslovanje. Konkurentna prednost se ostvaruje kroz automatizaciju i integraciju poslovanja i informaciono komunikacionih tehnologija. Kako su računari i programi dovoljno dobri, teško se prepoznaje šta to novo mogu ponuditi IKT. A verujte može mnogo više od ovog minimuma koje smo ovde prikazali. Čak i po svetskim standardima IKT se ne koristi dovoljno dobro. Što bi rekli, ako nije pokvareno ne diraj. Ipak, danas više važi pravilo, ako radi kako treba, gubimo oštricu…

Razmislite o tome…